Hoe een virtueel evenement succesvol te plannen?

De sleutel tot een succesvol virtueel evenement, of je nu een webinar, livestream, meetup, beurs of on line best organiseert, is het hebben van een weloverwogen strategie. Uw virtuele evenementplan begint en eindigt fulfilled uw strategie in gedachten.

Het probleem, vooral voor planners van virtuele evenementen die voor het eerst komen, is weten waar ze moeten beginnen. Er zijn ongelooflijk veel bewegende delen en eindeloze Asana-taken die voor ons liggen, waardoor het een enorme uitdaging is om werk en beslissingen accurate te prioriteren.

Zou het niet fijn zijn als er een kortere weg was naar het leren plannen van een virtueel evenement?

Hoe zou je het vinden om slechts 60 minuten de tijd te nemen om een ​​solide basis te leggen in de preparing van virtuele evenementen die je de komende weken uren en uren aan valse starts off en worstelingen zal besparen?

“Door je niet voor te bereiden, bereid je je voor om te falen.” ik Benjamin Franklin

Wat nog belangrijker is, kunt u zich voorstellen hoeveel succesvoller uw evenement zal zijn en hoeveel minder gestrest u zich zult voelen als u een routekaart naar resultaten voor u hebt liggen?

Dat is precies wat je vandaag gaat bereiken.

Of dit nu je eerste virtuele evenementplan is of je tiende, deze gids zal je helpen. Maar het is vooral geschikt voor CMO’s, marketingmanagers, verkoopmanagers en andere marketingmanagers die de opdracht hebben gekregen om een ​​virtueel evenement voor verkoop en leadgeneratie te organiseren… en je weet niet waar je moet beginnen.

Stap één van het plannen van een virtueel evenement

Weet je waarom

Waarom ben je van system om een ​​virtueel evenement te organiseren? Wat hoop je te bereiken? Wie hoop je te bereiken?

Als je nog niet more than deze vragen hebt nagedacht, is dit het instant! Gelukkig helpt de allereerste aflevering van de podcast je om deze oefeningen in te kaderen en je goed gepositioneerd te krijgen om je virtuele evenementplan suitable te starten.

“Elke minuut die u aan setting up besteedt, bespaart 10 minuten aan uitvoering dit geeft je 1000 procent rendement op energie!” ik Brian Tracy

Dit is waarom dat belangrijk is.

Als je eenmaal heel specifiek en ondubbelzinnig hebt bepaald waarom je een virtueel evenement organiseert en wat je wilt bereiken, heeft elke andere vraag en beslissing die tijdens het planningsproces naar voren komt een gemakkelijke maatstaf.

Oh, wil je het evenement gamificeren en prijzen winnen voor de meest betrokken aanwezigen? Goed idee. Hoe helpt dat ons om onze visie te verwezenlijken?

Oh, het virtuele evenementenplatform waar we naar kijken, kost meer dan $ 10.000 voor een jaarlijkse licentie, vanwege deze functies. Zijn die cruciaal voor het succes van ons evenement en het bereiken van onze doelen? Zo ja, geweldig, laten we het spending plan zoeken. Zo nee, wat zijn onze alternatieven?

Als uw staff gebruikmaakt van OKR-methodologiedit moet bekend in de oren klinken.

OKR staat voor Aim Vital Outcome en het is een managementkader om groups te helpen de visie en doelen van het bedrijf te zien en hun eigen doelen en initiatieven te creëren die op elkaar aansluiten.

In wezen heeft het bedrijf een kleine reeks zeer specifieke doelen waaraan zeer specifieke meetbare resultaten zijn gekoppeld. Vervolgens komen de verschillende teams en afdelingen satisfied hun doelen die het bedrijf ondersteunen (Objectives), de meetbare waarden waarnaar ze denken te kunnen werken om de voortgang naar die doelen te volgen (Critical Effects), en de specifieke projecten waaraan ze willen werken. in die KR’s (Initiatives).

Achieved dit proces kan elk lid van het bedrijf de volledige reeks bedrijfsdoelen zien, evenals waar hun staff en andere groups aan werken. Als een medewerker aan een nieuw initiatief wil werken, zijn er benchmarks die de medewerker en zijn supervisor kunnen vragen: hoe ondersteunt dit nieuwe initiatief onze doelstellingen dit kwartaal?

Want als dat niet zo is. Als het werken aan dat challenge niet de belangrijkste resultaten oplevert waarvoor u verantwoordelijk wordt gehouden, moet u daar dan uw tijd en middelen aan besteden?

Waarschijnlijk niet.

Zonder deze structuur zullen werknemers te vaak een idee hebben om iets cools te doen en het gewoon doen. Misschien zelfs met de zegen van hun supervisor, want er was geen kader om ervoor te zorgen dat elk initiatief wordt overwogen en uitgevoerd achieved de Big Photo van het bedrijf in gedachten.

Een virtueel evenement system je op dezelfde manier. Start met je waarom, je doel… je visie… creëer specifieke doelen en meetwaarden die het succes voor jou en je online best bepalen, en zorg er vervolgens voor dat de rest van het virtuele evenementplan en de strategie die visie ondersteunen.

Luister naar de volledige podcastaflevering van Virtual Occasion Strategist, Virtual Occasion Approach: Your Why is Why You might be Unfocused:

Stap twee van het plannen van een virtueel evenement

Definieer uw publiek

Op wie richt je je specifiek met je virtuele evenement? Weet je waar ze mee worstelen? Heb je vastgesteld wat? hun doelen en doelstellingen zijn?

Heb je nagedacht of er een verschil is tussen de mensen die je products of dienst gebruiken, en de mensen die verantwoordelijk zijn voor de beslissing om er wel of niet voor te betalen? Zijn de besluitvormers in uw publiek anders dan uw gebruikers?

Dit is waarom dat belangrijk is.

Als je niet de tijd hebt genomen om je doelgroep te definiëren, zullen je evenementstructuur en inhoud, en alle marketingboodschappen die je voor je evenement maakt, vaag en ongericht moeten zijn.

Je kunt niet alles voor iedereen zijn.

“We kunnen geen mensen rijden we moeten hun ontwikkeling sturen” – Henry Gantto

In plaats daarvan moet u targetpersona’s of ideale klantprofielen (ICP’s) voor uw bedrijf hebben ontwikkeld en verfijnd voor een on the web top. Op die manier weet je precies voor wie je het plant wanneer je begint achieved het plannen van een virtueel evenement. U kunt een thema en onderwerpen selecteren, bronsprekers selecteren, een kopie van de bestemmingspagina schrijven en meer … allemaal met dat doel-ICP in gedachten.

Hierdoor wordt uw hele evenement resoneren satisfied iedereen binnen dat publiek dat je bereikt.

Uw advertenties zullen effectiever zijn, u zult meer registranten aantrekken en die registranten zullen qualified prospects en potential clients van veel hogere kwaliteit voor uw bedrijf opleveren.

Luister naar de volledige podcastaflevering van Digital Event Strategist, Digital Celebration Method: How To Narrow Concentrate To Bereik Bredere doelen:

Stap drie van het plannen van een virtueel evenement

Wordt georganiseerd

Zodra u uw doelen en doelstellingen op orde heeft en u weet op wie u zich richt, is het tijd om u te ordenen.

Je moet een volledig, gedocumenteerd virtueel evenementplan hebben, waarin al je strategieën en tactieken zijn beschreven. Maar dat kan niet zomaar een gigantische To Do-lijst zijn in een notitieboekje op je bureau. Je zult dit virtuele evenement als een volledig challenge moeten beheren en dat vereist een projectbeheersysteem.

Dit is waarom dat zo belangrijk is.

Toen ik begon satisfied het plannen van virtuele evenementen, had ik zeker de middelen om al mijn ideeën, aantekeningen en taken op te schrijven. De tool die ik meestal gebruik voor het maken van aantekeningen is: Evernotedus daar ben ik op uitgekomen.

Elke keer dat er iets anders opkwam, of ik een nieuw idee experienced, werd het toegevoegd aan de groeiende lijst in Evernote.

Het probleem is dat virtuele evenementen enorme projecten zijn en als je alleen maar elke taak die je moet uitvoeren opsomt, wordt het overweldigend en onbruikbaar.

Als u in plaats daarvan een projectbeheersysteem gebruikt zoals: asanakun je projecten en taken en subtaken maken, en als je een workforce hebt, wat het volgende onderwerp is, kun je taken toewijzen en voor iedereen inzichtelijk maken waar je aan werkt.

“Voor alles is voorbereiding de sleutel tot succes.” ik Alexander Graham Bell

In deze derde aflevering van de podcast bespreken we applications en de tactieken die je kunt gebruiken om serieus te worden met projectmanagement.

Luister naar de volledige podcastaflevering van Virtual Event Strategist, Virtual Event System: Getting Commenced With Elephantine Gatherings:

Stap vier van het plannen van een virtueel evenement

Verzamel bronnen

Als je voor een groot bedrijf werkt en een workforce hebt dat aan je rapporteert dat je kan helpen, of aannemers waar je speak to mee kunt opnemen, is dat geweldig. Het zal een enorme opluchting zijn om een ​​deel van het werk uit te besteden en op anderen te leunen voor ideeën en hulp.

In feite is het van cruciaal belang en een vereiste dat u hulp heeft. Je kunt een virtueel evenement niet in je eentje plannen.

Maar wacht, er is goed nieuws! Je hebt meer hulp dan je denkt.

Ik weet dat je je nu misschien zorgen maakt dat jij de enige bent, er is geen team, er is geen spending budget voor aannemers, en hier zeg ik je dat je dit op geen enkele manier voor elkaar kunt krijgen.

Het is alright. Je hebt dit.

Het punt is, zelfs als er echt niemand anders is die je mogelijk zou kunnen helpen fulfilled een virtueel evenement, zijn er ongetwijfeld andere mensen op je werk of in je leven die kunnen helpen satisfied andere dingen, waardoor je meer bandbreedte hebt om je te concentreren op het uitvoeren van je taken. strategie voor virtuele evenementen.

“De reden dat de meeste mensen hun doelen nooit bereiken, is dat ze ze niet definiëren, of ze ooit serieus als geloofwaardig of haalbaar beschouwen. Winnaars kunnen je vertellen waar ze heen gaan, wat ze onderweg van system zijn te doen en met wie ze het avontuur zullen delen.” ik Denis Waitley

Dat is wat ik voor je uiteenzet in de vierde en laatste aflevering van deze serie, en geloof me, er zijn hier reduce die je kunt toepassen op elk part van je persoonlijke en professionele leven.

Luister naar de volledige podcastaflevering van Digital Party Strategist, Digital Occasion Approach: How To Rally Assets To Support You:

Volgende stappen

Als je eenmaal naar elk van de bovenstaande afleveringen hebt geluisterd, heb je een stevige foundation om je eigen virtuele evenementplan en -strategie op te bouwen.

Als je dat nog niet hebt gedaan, download dan het gratis virtuele evenementenplan zodat je al je ideeën en plannen kunt documenteren en een werkboek hebt om je doorway het besluitvormingsproces voor je evenement te leiden.

Doe dat en je bent al lichtjaren verder dan waar je was, en waar de meeste beginnende virtuele evenementenplanners zich bevinden.

Je kunt dan beginnen achieved het doorzoeken van alle andere artikelen en bronnen hier om je te helpen erachter te komen wat voor soort sessies je kunt plannen, hoe je evenement er zelfs uit zou moeten zien, hoe je achieved sprekers om moet gaan en meer.

Als u daar echter geen tijd voor heeft. Als u een strategische doelstelling van uw organisatie heeft gekregen en geen weken kunt besteden aan het doorbladeren van artikelen, YouTube-video’s en boeken, kunt u bellen en uw opties bespreken. Of u nu een uur advies nodig heeft of een hele dag gewijd aan u en uw evenement, laten we praten.

Verwant